Privacyverklaring
Privacyverklaring – Buurthuis Maasstraat en BMDP
Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2026
Stichting Buurthuis Maasstraat respecteert uw privacy. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verwerken via onze website, de app ‘Buurthuis Maasstraat’ en het Buurthuis Maasstraat Digitaal Platform, hierna BMDP genoemd.
Deze verklaring geldt voor bezoekers, deelnemers, leden, vrijwilligers, coördinatoren, huurders en andere gebruikers van onze diensten.
1. Wie is verantwoordelijk?
Stichting Buurthuis Maasstraat is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
Adres: Maasstraat 4, 7333 JG Apeldoorn
Telefoon: 055 533 1377
E-mail: info@buurthuismaasstraat.nl
Website: https://buurthuismaasstraat.nl/
Voor vragen over privacy of verzoeken over uw gegevens kunt u ons via dit e-mailadres bereiken.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de onderdelen die u gebruikt. Het kan gaan om:
Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Leeftijd of leeftijdscategorie bij activiteiten waarvoor dit nodig is.
Aanmeldingen, lidmaatschappen, deelname en aanwezigheid.
Reserveringen, afspraken en correspondentie.
Vrijwilligerstaken, beschikbaarheid en roosters.
Gebruikersnaam, inloggegevens, rol en toegangsrechten.
Bestellingen, betalingen, facturen, declaraties en andere administratieve gegevens.
Transactiecodes, bedragen, betaalmethoden, betaalstatussen en betaaldatums.
Spaarsaldi en bijbehorende registraties voor activiteiten, zoals biljarten.
Foto’s, ingezonden verhalen en beschrijvingen van kunstwerken die u aanlevert.
Bestanden die u meestuurt, bijvoorbeeld bij een declaratie.
Sessiegegevens die nodig zijn voor toegang tot beveiligde onderdelen.
Wij ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van u. Bij activiteiten voor kinderen kunnen gegevens worden verstrekt door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bevoegde medewerkers kunnen gegevens vastleggen die nodig zijn voor bijvoorbeeld deelname, planning en administratie.
Bij formulieren geven wij aan welke velden verplicht zijn. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen wij een aanmelding of verzoek mogelijk niet verwerken. U kunt de openbare onderdelen van het platform bezoeken zonder een reservering te maken, te betalen of een bijdrage in te sturen.
Vul in vrije tekstvelden geen medische of andere gevoelige informatie in die niet nodig is. Als bijzondere persoonsgegevens voor een activiteit noodzakelijk zijn, informeren wij u afzonderlijk over het gebruik daarvan en de toepasselijke voorwaarden.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens voor:
Het verwerken van aanmeldingen en organiseren van activiteiten.
Het beheren van lidmaatschappen en deelnemerslijsten.
Het afhandelen van zaalreserveringen en verhuur.
Het plannen en begeleiden van vrijwilligerswerk.
Het geven van toegang tot beveiligde onderdelen van BMDP.
Het afhandelen van betalingen en het bijhouden van onze administratie.
Het registreren en bijhouden van spaarsaldi voor activiteiten.
Het beantwoorden van vragen.
Het versturen van berichten over uw aanmelding, reservering, lidmaatschap of werkzaamheden.
Het versturen van uitnodigingen en aankondigingen van activiteiten, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Het beoordelen en publiceren van aangeleverde bijdragen.
Het onderhouden en beveiligen van onze digitale diensten.
Het nakomen van wettelijke verplichtingen.
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Wilt u geen uitnodigingen of aankondigingen meer ontvangen? Laat dit weten via info@buurthuismaasstraat.nl. Noodzakelijke berichten over bijvoorbeeld een lopende reservering kunnen wij nog wel versturen.
4. Op welke grondslag verwerken wij gegevens?
Afhankelijk van het doel verwerken wij gegevens op basis van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of uw toestemming.
Een overeenkomst of uw verzoek daarvoor
Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die nodig zijn om een reservering, deelname of lidmaatschap af te handelen.
Een wettelijke verplichting
Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die wij moeten bewaren voor onze financiële administratie.
Een gerechtvaardigd belang
Dit kan gelden voor noodzakelijke interne planning, contact en beveiliging. Daarbij wegen wij ons belang af tegen uw privacy en beperken wij de verwerking tot wat nodig is. U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking.
Uw toestemming
Wanneer toestemming nodig is, vragen wij die vooraf. U kunt uw toestemming weer intrekken via info@buurthuismaasstraat.nl. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van het eerdere gebruik.
Bij bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, is naast een algemene grondslag ook een geldige uitzondering op het verbod op verwerking nodig. Wij beoordelen dit afzonderlijk voordat wij zulke gegevens verwerken.
5. Wie heeft toegang?
Binnen het buurthuis krijgen medewerkers, bestuursleden, coördinatoren en vrijwilligers alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor hun werkzaamheden.
Gegevens uit beveiligde onderdelen zijn bedoeld voor bevoegde gebruikers. Toegangsrechten worden toegekend op basis van de betreffende taken.
Bijdragen die worden gepubliceerd in openbare onderdelen, zoals wijkverhalen, een fotogalerij of expositie, zijn zichtbaar voor bezoekers van die onderdelen. Openbaar gepubliceerd materiaal kan door anderen worden gekopieerd of gedeeld.
6. Dienstverleners en externe koppelingen
Voor onze dienstverlening gebruiken wij externe diensten, waaronder:
Google Drive, Google Sheets en Google Apps Script voor het dashboard, formulieren, bestanden en administratie.
Strato voor de website en hosting.
Microsoft 365 en Outlook voor e-mail en communicatie.
Mollie en SumUp voor betalingen.
Welke dienst wordt gebruikt, hangt af van het onderdeel. Wij delen alleen gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn. Waar een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, moeten passende afspraken over die verwerking bestaan. Sommige aanbieders verwerken daarnaast gegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld voor wettelijke verplichtingen bij betalingen.
Mollie en particuliere zaalreserveringen
Bij particuliere zaalreserveringen sturen wij het bedrag en een omschrijving met de zaal en reserveringsdatum naar Mollie. De betaling vindt plaats op de betaalpagina van Mollie, die vanuit de BMDP-app in een externe browser wordt geopend.
De gecontroleerde reserveringskoppeling stuurt de ingevulde naam, het e-mailadres en adres niet mee in het verzoek waarmee de Mollie-betaling wordt aangemaakt. Deze gegevens worden wel gebruikt voor onze eigen reserveringsadministratie.
Bij het betalen verwerken Mollie en de betrokken bank de gegevens die nodig zijn voor de betaling. Hiervoor gelden ook hun eigen privacyverklaringen.
Voor onze administratie bewaren wij onder meer de transactiecode, klantnaam, eventueel het e-mailadres, bedrag, betaalmethode, betaalstatus en relevante datums. Via deze reserveringskoppeling slaan wij zelf geen bankrekeningnummer van de betaler op.
Vanuit het dashboard kunnen e-mails worden opgesteld en verstuurd. Correspondentie wordt daarbij ook in Outlook bewaard en kan persoonsgegevens bevatten van de afzender, ontvanger en andere betrokkenen.
Andere externe diensten
Bij het openen van externe diensten, zoals WhatsApp, Facebook, Instagram en YouTube, kan die aanbieder zelf gegevens verwerken. Daarvoor geldt ook de privacyverklaring van die aanbieder.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Wij gebruiken internationale dienstverleners, waaronder Google en Microsoft. Afhankelijk van de gebruikte dienst en instellingen kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.
Wanneer dit gebeurt, moet daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaan, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, waar nodig met aanvullende maatregelen.
Voor informatie over de dienstverleners, verwerkingslocaties en toepasselijke waarborgen kunt u contact opnemen via info@buurthuismaasstraat.nl. Via dit adres kunt u ook informatie over of een afschrift van de toepasselijke waarborgen opvragen.
7. Foto’s, verhalen en andere publicaties
Bij activiteiten kunnen foto’s of video’s worden gemaakt. Vooraf informeren wij deelnemers over het doel en de plaats van eventuele publicatie. Waar toestemming nodig is, vragen wij die.
Toestemming voor deelname aan een activiteit betekent niet automatisch toestemming voor publicatie van herkenbaar beeldmateriaal.
Bij het aanleveren van foto’s, verhalen of kunstbijdragen informeren wij u over het beoogde gebruik. Lever alleen materiaal aan dat u mag delen en houd rekening met de privacy van andere personen.
Wijkverhalen
Bij het insturen van een wijkverhaal vragen wij vooraf toestemming voor openbare publicatie van de opgegeven naam, het verhaal en de meegestuurde foto’s.
De beheerder beoordeelt de bijdrage vóór publicatie. Alleen goedgekeurde bijdragen worden openbaar geplaatst. Het e-mailadres van de inzender wordt niet bij het openbare verhaal getoond.
Lever alleen foto’s aan waarvoor u de benodigde rechten en, waar nodig, toestemming van herkenbaar afgebeelde personen heeft.
Verwijdering of intrekking van toestemming
Wilt u bezwaar maken tegen een publicatie of toestemming intrekken? Neem dan contact op via info@buurthuismaasstraat.nl en vermeld om welke foto, welk verhaal of welke andere bijdrage het gaat.
Wij beoordelen uw verzoek en verwijderen materiaal waar dat verplicht is. Wij kunnen niet garanderen dat kopieën die anderen eerder hebben gemaakt ook verdwijnen.
Eventuele toekomstige opnamen en livestreams
Interviews en livestreams zijn toekomstplannen. Voordat wij zulke activiteiten starten, beoordelen wij de gegevensverwerking en passen wij deze verklaring waar nodig aan.
Aanwezigen worden vooraf afzonderlijk geïnformeerd over de opname, uitzending en eventuele beschikbaarheid achteraf. Waar toestemming nodig is, vragen wij die vóór de opname of uitzending.
8. Kinderen
Bij activiteiten voor kinderen verwerken wij alleen gegevens die nodig zijn voor de organisatie en begeleiding. Waar ouderlijke toestemming vereist is, vragen wij die aan een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Voor herkenbare foto’s of video’s van kinderen beoordelen wij afzonderlijk of toestemming nodig is. Een aanmelding voor een kinderactiviteit is geen automatische toestemming voor publicatie van beeldmateriaal.
Vermoedt u dat wij onterecht gegevens van een kind verwerken? Neem dan contact op via info@buurthuismaasstraat.nl.
9. Camera en bestanden
Wanneer u via een onderdeel een foto maakt of een bestand uploadt, wordt die foto of dat bestand verwerkt voor het aangegeven doel. Als toestemming voor de camera nodig is, vraagt uw apparaat daarom.
U kunt cameratoestemming via de instellingen van uw apparaat of browser wijzigen. Daardoor kan de betreffende camerafunctie niet meer beschikbaar zijn.
Het toestaan van cameratoegang betekent niet dat u toestemming geeft voor openbare publicatie.
10. Cookies en lokale opslag
Onze website, app en het BMDP-dashboard gebruiken cookies en vergelijkbare technieken voor de werking van onderdelen en het ondersteunen van een ingelogde sessie.
Bij externe of ingesloten diensten, zoals video’s, sociale media en de vertaalfunctie van de website, kunnen de betrokken aanbieders gegevens verwerken en cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Waar toestemming vereist is, mogen deze onderdelen pas na uw toestemming worden geladen.
Voor zover de website toestemmingskeuzes aanbiedt, kunt u die via de privacy-instellingen van de website beheren. U kunt cookies en lokale opslag ook via uw browser verwijderen. Daardoor moet u mogelijk opnieuw inloggen of voorkeuren opnieuw instellen.
11. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze, tenzij een wettelijke verplichting of een lopende kwestie verdere bewaring noodzakelijk maakt.
De beheerder voert maandelijks een controle uit op gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken. Deze controle omvat de gegevens in het dashboard, de bijbehorende Google Sheets en Drive-bestanden en de correspondentie in Outlook.
Verwijdering gebeurt handmatig en is niet automatisch gekoppeld aan het verstrijken van een termijn.
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
Eenmalige activiteiten
Aanmeldingen en deelnemerslijsten worden uiterlijk twaalf maanden na afloop verwijderd. Gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie vallen onder de daarvoor geldende bewaartermijn.
Lidmaatschappen en terugkerende activiteiten
Contact- en deelnemersgegevens worden bewaard tijdens de deelname en uiterlijk twee jaar na beëindiging verwijderd.
Vrijwilligers
Contactgegevens, beschikbaarheid en roosters worden uiterlijk twee jaar na beëindiging van het vrijwilligerswerk verwijderd, tenzij bepaalde gegevens nog nodig zijn voor een wettelijke verplichting of de afhandeling van een lopende kwestie.
Reserveringen en correspondentie
Gegevens worden uiterlijk twee jaar na volledige afhandeling verwijderd. Voor gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie geldt de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
Accounts en toegangsrechten
Toegang wordt ingetrokken zodra deze niet meer nodig is. Accountgegevens worden uiterlijk drie maanden daarna verwijderd, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is voor onderzoek naar misbruik of een lopende kwestie.
Financiële administratie en spaarsaldi
Financiële gegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
Actuele spaarsaldi en bijbehorende registraties worden bewaard zolang dat nodig is om het saldo correct te beheren en af te handelen. Registraties die onderdeel zijn van de financiële administratie vallen onder de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.
Foto’s, verhalen en kunstbijdragen
Wij beoordelen jaarlijks of publicatie en bewaring nog nodig zijn voor het oorspronkelijke doel. Bijdragen zonder blijvend doel worden verwijderd.
Voor materiaal met een aantoonbare historische of archiefwaarde beoordelen wij afzonderlijk de noodzaak, grondslag en toegang.
Gevoelige informatie voor de begeleiding van een activiteit
Deze wordt verwijderd zodra de activiteit en eventuele noodzakelijke nazorg zijn afgerond, tenzij een geldige reden bestaat om de informatie langer te bewaren.
Back-ups en herstelkopieën
Bij het bepalen en uitvoeren van verwijderingen houden wij ook rekening met door het buurthuis beheerde back-ups en kopieën. Voor herstelkopieën die dienstverleners beheren, gelden hun toepasselijke contractuele verwijderprocedures.
Als gegevens uit een back-up worden teruggezet, moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden toegepast.
Langere bewaring bij een bijzondere reden
Als wij gegevens vanwege een lopend geschil, incident of wettelijke verplichting langer moeten bewaren, beperken wij het gebruik tot dat doel. Na afloop verwijderen wij de gegevens alsnog.
12. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Dit omvat toegangsbeheer en het beperken van toegang tot personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Gebruikers moeten hun inloggegevens vertrouwelijk houden en mogen hun account niet met onbevoegden delen.
Vermoedt u misbruik of een beveiligingsprobleem? Meld dit via info@buurthuismaasstraat.nl.
13. Uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen
U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Afhankelijk van de verwerking kunt u ook vragen om beperking, overdracht van gegevens of bezwaar maken tegen het gebruik ervan.
Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken.
Account of gegevens laten verwijderen
Stuur een e-mail naar info@buurthuismaasstraat.nl met als onderwerp ‘Verwijderverzoek BMDP’.
Vermeld uw naam en om welk account of welke gegevens het gaat. Stuur geen wachtwoord mee.
Deze mogelijkheid geldt voor gegevens die worden verwerkt via de app ‘Buurthuis Maasstraat’, het BMDP-dashboard en onze website.
Wij verwijderen gegevens wanneer u daar recht op heeft. Gegevens die wij verplicht moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de financiële administratie, kunnen langer bewaard blijven. Wij leggen dit dan aan u uit.
Het verwijderen van de app van uw telefoon verwijdert niet automatisch uw account of de gegevens die bij het buurthuis zijn opgeslagen.
Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Als verlenging nodig is, informeren wij u daarover binnen die maand en leggen wij uit waarom.
14. Geautomatiseerde besluiten
Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u juridische gevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.
Automatische berekeningen of overzichten in het dashboard ondersteunen onze werkzaamheden. Besluiten waarvoor menselijke beoordeling nodig is, worden door bevoegde personen genomen.
15. Klachten
Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Neem contact met ons op via info@buurthuismaasstraat.nl.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
16. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.
De actuele versie staat op:
https://buurthuismaasstraat.nl/privacy-policy/
Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokken gebruikers waar dat nodig is.